In een moderne werkomgeving speelt een veilige en respectvolle cultuur een cruciale rol. Medewerkers werken effectiever en voelen zich beter in een omgeving waarin ze zich veilig voelen om zich uit te spreken. De vertrouwenspersoon kan hierin een belangrijke rol vervullen door ondersteuning te bieden en organisaties te helpen om preventief te handelen. Maar wat houdt de rol van een vertrouwenspersoon precies in? En hoe kan een organisatie actief sturen op een gezonde werkcultuur? In deze blog neem ik je mee in deze essentiële onderwerpen.

De Vertrouwenspersoon: Rol en Functie

Een vertrouwenspersoon is een vertrouwelijk aanspreekpunt voor medewerkers met zorgen over ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, intimidatie of discriminatie, maar ook voor vermoedens van integriteitsschendingen en andere misstanden. Er zijn doorgaans twee soorten vertrouwenspersonen:

• Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen: biedt ondersteuning bij persoonlijke kwesties zoals bijvoorbeeld pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie.
• Vertrouwenspersoon Integriteit: begeleidt medewerkers die een vermoeden hebben van bijvoorbeeld fraude, machtsmisbruik of andere integriteitskwesties.

In de praktijk worden deze rollen regelmatig gecombineerd. Dat hangt vaak af van de grootte van een organisatie. Of deze rol intern of extern wordt vervuld, hangt vaak samen met het aantal medewerkers. De ‘gecombineerde vertrouwensfunctie’ kan het melden van incidenten laagdrempeliger maken en geeft de vertrouwenspersoon een vollediger inzicht in mogelijke structurele problemen binnen de organisatie. Overigens, bij grotere organisaties hebben de vertrouwenspersonen ook overleg om de rode draad binnen de organisatie te bewaken en goed te kunnen adviseren.

Belang van de Vertrouwenspersoon voor Medewerkers en Werkgevers

De vertrouwenspersoon heeft verschillende belangrijke functies die bijdragen aan een veilige werkplek:

1. Supportfunctie: de vertrouwenspersoon luistert, adviseert, en ondersteunt medewerkers die met ongewenst gedrag of integriteitskwesties te maken krijgen. Indien nodig kan de vertrouwenspersoon ook doorverwijzen naar gespecialiseerde hulp.
2. Voorlichtingsfunctie: de vertrouwenspersoon informeert zowel medewerkers als leidinggevenden over meldprocedures, het beleid van de organisatie en geeft uitleg over zijn of haar rol. Dit kan via trainingen, presentaties of workshops.
3. Signaalfunctie: de vertrouwenspersoon verzamelt en rapporteert trends en ontwikkelingen in de werkomgeving, zonder inhoudelijke details prijs te geven. Deze signalering helpt het management om proactief te sturen op een gezond werkklimaat.

Vertrouwelijkheid en Anonimiteit: De Basis van Veilig Melden

Vertrouwelijkheid vormt de kern van het werk van de vertrouwenspersoon. Medewerkers kunnen erop vertrouwen dat hun meldingen discreet worden behandeld. Hoewel anonimiteit gewaarborgd is, zijn er situaties waarin de vertrouwelijkheid beperkt kan zijn, bijvoorbeeld bij meldplichtige ernstige misdrijven. De vertrouwenspersoon kan als intermediair optreden en de identiteit van de melder beschermen, behalve in gevallen van wettelijke verplichtingen.

Actief Sturen op Veiligheid en Respect

Het creëren van een gezonde werkcultuur gaat verder dan enkel het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Het vraagt om een cultuur waarin integriteit, respect en open communicatie centraal staan:

• Duidelijk Beleid: Zorg voor een helder en toegankelijk beleid rondom ongewenste omgangsvormen en integriteit. Dit geeft medewerkers duidelijkheid over de verwachtingen en de consequenties van ongewenst gedrag.
• Training en Voorlichting: Regelmatige voorlichting en trainingen vergroten het bewustzijn rondom gedrag en de impact daarvan. Een voorbeeld hiervan is een e-learningmodule over gewenst gedrag, waarin medewerkers leren hoe zij kunnen bijdragen aan een veilige werkplek. Dit kan ook een (terugkerend) thema zijn bij vergaderingen of onderdeel zijn van een teamdag of workshop.
• Open Communicatie: Stimuleer een cultuur van open communicatie waarin medewerkers zonder angst voor repercussies problemen kunnen bespreken. Regelmatige feedbackmomenten en anonieme meldpunten kunnen hieraan bijdragen.

De Rol van Leidinggevenden en Management in Sturen op Gewenst Gedrag

Leidinggevenden en het management spelen een belangrijke rol in het bevorderen van gewenst gedrag door als rolmodel op te treden en positief voorbeeldgedrag te tonen. Hun betrokkenheid en voorbeeldfunctie zijn van grote invloed op het team. Door actief bij te dragen aan een veilige en respectvolle werkomgeving, kunnen zij niet alleen ongewenst gedrag verminderen, maar ook het moreel en de productiviteit verhogen.

Preventie als Sleutel tot Succes

Organisaties die investeren in preventie, zoals een geregistreerd intern of extern vertrouwenspersoon en een Preventief Medisch Onderzoek (PMO), profiteren van lagere verzuimcijfers, minder conflicten en een hogere productiviteit. Het PMO van In Company Care biedt niet alleen inzicht in fysieke en mentale gezondheid, maar kan ook trends signaleren op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Dit maakt vroegtijdig ingrijpen mogelijk en draagt direct bij aan duurzame inzetbaarheid en een sociaal veilige werkomgeving.

Conclusie

Een sociaal veilige en gezonde werkomgeving creëer je met een vertrouwenspersoon, een goed doordacht beleid en open communicatie. Door actief te sturen op gewenst gedrag en preventieve maatregelen te nemen, voorkom je problemen zoals verhoogd ziekteverzuim en een negatieve werksfeer. Tegelijkertijd verhoog je de tevredenheid en productiviteit van medewerkers, wat niet alleen kosten bespaart maar ook het imago en de bedrijfscultuur versterkt. Investeren in gezondheid en veiligheid is daarmee niet alleen een morele keuze, maar ook een slimme zakelijke beslissing die bijdraagt aan een positieve en integere werkcultuur.

Waarom samenwerken met In Company Care?

• Gerichte aanpak op maat: Oplossingen afgestemd op de unieke behoeften van jouw organisatie, met extra aandacht voor sectoren waar de sociale dynamiek complex is.
• Vertrouwenspersoon als meerwaarde: Professionele ondersteuning bij gevoelige kwesties én signalering van trends binnen jouw organisatie.
• Inzicht en advies: Bij meer dan 30 deelnemers ontvang je een uitgebreid adviesrapport met concrete aanbevelingen voor duurzame verbeteringen.

Samenwerken met In Company Care is een slimme zakelijke investering die zich meermaals terugbetaalt. Het voorkomt imago- en reputatieschade, verlaagt kosten en versterkt de toekomst van jouw organisatie.

Heb je vragen, suggesties of opmerkingen? Neem contact met mij op. Laten we samen streven naar een sociaal veilige en gezonde werkomgeving!

Take Care! 

Cisca Frinking